تحرص إدارة نظام راصد على حماية خصوصية المستخدمين والطلاب والمحافظة على سرية البيانات والمعلومات التي تتم معالجتها من خلال النظام.
توضح هذه السياسة طبيعة البيانات التي يتعامل معها نظام راصد، وأغراض استخدامها، وآلية الوصول إليها وحمايتها والاحتفاظ بها.
يُعد استخدام النظام موافقة على التعامل مع البيانات وفق هذه السياسة، في حدود الأنظمة واللوائح والتعليمات المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
يُقر كل مستخدم لنظام راصد بأنه الشخص المسؤول عن البيانات التي يُدخلها في النظام وعن صحتها ودقتها — بما في ذلك بيانات الحضور والمتابعة والملاحظات والإحالات وأي سجل آخر يُدخله بنفسه. ولا تتحمل إدارة النظام مسؤولية أي خطأ أو نقص ناتج عن إدخال غير دقيق من قبل المستخدم، ويلتزم كل مستخدم بمراجعة ما يُدخله والتأكد من صحته قبل حفظه.
راصد هو نظام إلكتروني داخلي مخصص لطاقم المدرسة، يهدف إلى تنظيم وتوثيق أعمال المتابعة المدرسية في نظام موحد بدلاً من الدفاتر الورقية والملفات المتفرقة.
يتيح النظام، وفق الصلاحيات الممنوحة، تسجيل ومتابعة حضور الطلاب وحالاتهم اليومية، وتوثيق الملاحظات والإجراءات، وإحالة الحالات التي تستدعي المتابعة إلى المختصين، وإنشاء سجل إلكتروني للطالب يمكن الرجوع إليه أو استخراج التقارير منه عند الحاجة الرسمية.
تنطبق هذه السياسة على البيانات التي يتم إدخالها أو تخزينها أو معالجتها أو عرضها من خلال نظام راصد، وعلى جميع المستخدمين المخولين باستخدام النظام.
بحسب الوظائف المستخدمة والصلاحيات الممنوحة، قد يتعامل نظام راصد مع بيانات تشمل:
ولا ينبغي إدخال بيانات شخصية لا تتطلبها أغراض النظام أو لا ترتبط مباشرة بالعمل التعليمي أو الإداري.
تتم معالجة البيانات داخل نظام راصد للأغراض التعليمية والإدارية المشروعة المرتبطة بأعمال المدرسة، ومن ذلك:
يعتمد نظام راصد على مبدأ منح المستخدم الصلاحيات التي تتناسب مع طبيعة عمله ومسؤوليته.
وبناءً عليه، لا يستطيع كل مستخدم بالضرورة الاطلاع على جميع بيانات النظام أو جميع بيانات الطلاب.
وقد تختلف الصلاحيات بين المعلم والمختص والإداري ومسؤول النظام وغيرهم بحسب الأدوار المعتمدة.
ويقتصر الوصول إلى البيانات على المستخدمين المخولين وفي حدود الحاجة الفعلية لأداء مهامهم.
تعتبر بيانات الطلاب والسجلات والملاحظات والإحالات الموجودة في النظام معلومات مدرسية مقيدة. ويجب على جميع المستخدمين المحافظة على سريتها وعدم:
وتستمر مسؤولية المحافظة على سرية المعلومات حتى بعد انتهاء صلاحية المستخدم أو انتهاء علاقته بالمدرسة.
يحرص النظام على تمكين المستخدمين المخولين من تسجيل المعلومات بصورة دقيقة ومحدثة. ويتحمل المستخدم مسؤولية صحة البيانات التي يقوم بإدخالها في حدود مسؤولياته.
وفي حال اكتشاف معلومة غير صحيحة، يتم تصحيحها بواسطة المستخدم صاحب الصلاحية أو عن طريق المسؤول المختص وفق الإجراءات المعتمدة.
تُتخذ الإجراءات التقنية والتنظيمية المناسبة لحماية البيانات من الوصول أو الاستخدام أو التعديل أو الإفصاح غير المصرح به. وقد تشمل إجراءات الحماية، بحسب الإمكانات التقنية للنظام:
ومع ذلك، لا يمكن ضمان الحماية المطلقة لأي نظام إلكتروني، ولذلك يلتزم المستخدم أيضاً بالمحافظة على بيانات حسابه وعدم مشاركتها مع الآخرين.
قد يحتفظ نظام راصد بسجل لبعض العمليات التي تتم داخله، مثل: تسجيل الدخول، إنشاء السجلات، تعديل البيانات، تسجيل الحالات، الإحالات، الإجراءات المرتبطة بالحالات، وعمليات إدارية أو تقنية أخرى تستدعي التوثيق.
ويهدف ذلك إلى حماية سلامة البيانات، وتوثيق الإجراءات، والتحقق من العمليات، ومعالجة الأخطاء أو حالات الاستخدام غير المصرح به.
لا يتم استخدام البيانات الموجودة في نظام راصد لأغراض تجارية أو إعلانية.
ولا تتم مشاركة بيانات الطلاب مع جهات خارج نطاق العمل إلا عند وجود حاجة أو إجراء رسمي يسمح بذلك وفق الأنظمة والتعليمات المعمول بها ومن خلال الجهات أو الأشخاص المخولين.
ولا يجوز للمستخدم الفردي اتخاذ قرار بمشاركة بيانات النظام مع جهة خارجية دون صلاحية أو موافقة رسمية عند اشتراطها.
قد يعتمد تشغيل نظام راصد على خدمات تقنية خارجية مثل خدمات الاستضافة وقواعد البيانات والنسخ الاحتياطي والبنية السحابية.
وفي هذه الحالات، تتم معالجة البيانات بالقدر اللازم لتشغيل النظام وتقديم خدماته، مع الحرص على اختيار الخدمات والإعدادات المناسبة لحماية البيانات وفق الإمكانات والمتطلبات النظامية.
ولا يعني استخدام مزود خدمة تقني منحه الحق في استخدام بيانات النظام لأغراض مستقلة عن تقديم الخدمة.
يتم الاحتفاظ بالبيانات لمدة تتناسب مع الغرض الذي جُمعت من أجله ومتطلبات العمل المدرسي والأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
وعند انتهاء الحاجة إلى بعض البيانات، يتم التعامل معها وفق الإجراءات المعتمدة، والتي قد تشمل حذفها أو إخفاءها أو أرشفتها متى كان ذلك مناسباً ومسموحاً به.
وقد يتم الاحتفاظ ببعض السجلات لفترة أطول عند وجود متطلبات تنظيمية أو إدارية أو حاجة مرتبطة بالتوثيق.
قد يسمح النظام للمستخدمين المخولين بطباعة أو استخراج بعض التقارير والسجلات.
وبمجرد استخراج البيانات من النظام، يلتزم المستخدم بالمحافظة على سريتها وعدم ترك النسخ الورقية أو الإلكترونية في أماكن يمكن لغير المخولين الوصول إليها.
ويجب التخلص من النسخ التي لم تعد هناك حاجة إليها بطريقة مناسبة تحافظ على سرية المعلومات.
يتحمل المستخدم مسؤولية حماية حسابه وبيانات تسجيل الدخول الخاصة به. ويجب عدم مشاركة كلمة المرور أو السماح للآخرين باستخدام الحساب.
وفي حال الاشتباه في اختراق الحساب أو استخدامه من شخص آخر، يجب إبلاغ المسؤول عن النظام واتخاذ الإجراءات اللازمة لتأمين الحساب.
ينبغي تجنب إدخال معلومات حساسة عن الطالب لا ترتبط مباشرة بالغرض التعليمي أو الإداري للنظام.
وفي الحالات التي تتطلب فيها طبيعة العمل تسجيل معلومات ذات حساسية خاصة، يجب التعامل معها بأعلى مستوى من السرية وقصر الوصول إليها على الأشخاص الذين تتطلب مسؤولياتهم الاطلاع عليها، وفق الأنظمة والتعليمات المعمول بها.
يتم التعامل مع طلبات الاطلاع أو التصحيح أو التحديث أو غيرها من الحقوق المتعلقة بالبيانات وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات المعمول بها والإجراءات المعتمدة لدى الجهة التعليمية المختصة.
ويجوز توجيه الطلبات المتعلقة بالبيانات إلى إدارة المدرسة أو المسؤول المخول عن النظام لاتخاذ الإجراء المناسب.
في حال اكتشاف وصول غير مصرح به إلى البيانات أو فقدانها أو تسربها أو وجود اشتباه في حادث أمني، يتم التعامل مع الحالة واتخاذ الإجراءات المناسبة للحد من آثارها وحماية البيانات.
ويلتزم المستخدم بإبلاغ المسؤول عن النظام فور اكتشاف أي حادث أو اشتباه يتعلق بأمن أو سرية البيانات، وعدم محاولة إخفاء الحادث أو التعامل معه خارج الإجراءات المعتمدة.
قد يستخدم النظام البيانات لإعداد تقارير أو إحصاءات تساعد في متابعة العمل المدرسي واتخاذ القرارات.
ويتم الوصول إلى هذه التقارير وفق الصلاحيات الممنوحة، مع مراعاة تقليل إظهار البيانات الشخصية عندما لا تكون هناك حاجة إليها.
لا يقوم نظام راصد ببيع بيانات الطلاب أو المستخدمين أو استخدامها لأغراض إعلانية أو تسويقية.
وتقتصر معالجة البيانات على الأغراض المرتبطة بتشغيل النظام وأعمال المتابعة التعليمية والإدارية والأمنية والتنظيمية ذات العلاقة.
حماية البيانات مسؤولية مشتركة بين إدارة النظام والمستخدمين.
ويلتزم كل مستخدم باستخدام البيانات التي يستطيع الوصول إليها فقط للأغراض المصرح بها، والمحافظة على سريتها، وعدم تجاوز الصلاحيات الممنوحة له.
وقد يؤدي الاستخدام غير المصرح به للبيانات إلى تعليق أو إلغاء صلاحية المستخدم، بالإضافة إلى أي إجراءات أخرى تقررها الجهة المختصة وفق الأنظمة والتعليمات المعمول بها.
يجوز تحديث هذه السياسة عند تطوير نظام راصد أو إضافة خدمات جديدة أو تغير المتطلبات التنظيمية أو التقنية.
ويتم نشر النسخة المحدثة داخل النظام، ويعتبر استمرار استخدام النظام بعد سريان التحديث خاضعاً للسياسة المحدثة وفق ما تسمح به الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
للاستفسارات المتعلقة بالخصوصية أو حماية البيانات أو للإبلاغ عن مشكلة تتعلق بالبيانات، يتم التواصل عبر البريد الرسمي: info@rased-edu.com، أو مع المسؤول المخول عن نظام راصد أو إدارة المدرسة من خلال وسائل التواصل الرسمية المعتمدة.
تتم معالجة البيانات الشخصية من خلال نظام راصد وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات السارية في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك متطلبات حماية البيانات الشخصية بالقدر الذي تنطبق فيه على طبيعة النظام والجهة المشغلة له.
باستخدام نظام راصد، يقر المستخدم بأنه اطلع على سياسة الخصوصية وحماية البيانات، ويفهم مسؤولياته المتعلقة بالمحافظة على سرية البيانات واستخدامها في حدود الصلاحيات والأغراض المصرح بها، وأنه الشخص المسؤول عن البيانات التي يُدخلها في النظام وعن صحتها.